Theo quy định của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam tại Quyết định số 4001/QĐ-UBND ngày 17 tháng 12 năm 2014 về ban hành Hướng dẫn trình tự, thủ tục, hồ sơ xét công nhận và công bố xã, huyện đạt chuẩn nông thôn mới trên địa bàn tỉnh Quảng Nam thì trình tự, thủ tục và hồ sơ xét công nhận xã đạt chuẩn nông thôn mới đối với cấp xã, Ủy ban nhân dân xã tổ chức tự đánh giá kết quả thực hiện các tiêu chí đạt chuẩn nông thôn mới, gồm các bước như sau:
Bước 1. Tự đánh giá và xây dựng báo cáo đánh giá
Khi thấy xã có khả năng đạt chuẩn được 19 tiêu chí, UBND xã thành lập Đoàn đánh giá (thành phần Đoàn là đại diện Ban Chỉ đạo xã, Ban Quản lý nông thôn mới xã, Ban Phát triển các thôn, các cán bộ xã và cán bộ khác có liên quan đến các tiêu chí nông thôn mới, do lãnh đạo UBND xã làm Trưởng đoàn) để đánh giá cụ thể về mức độ đạt được của từng tiêu chí; Đoàn đánh giá xây dựng báo cáo đánh giá mức độ đạt từng tiêu chí theo đúng các quy định và biểu mẫu ban hành tại Quyết định số 2361/QĐ-UBND ngày 01/8/2014, Quyết định số 3812/QĐ-UBND ngày 02/12/2014 của UBND tỉnh gửi UBND xã.
Bước 2. Công bố công khai và tổ chức lấy ý kiến:
- Trên cơ sở báo cáo của Đoàn đánh giá, UBND xã xây dựng báo cáo kết quả thực hiện các tiêu chí nông thôn mới và lấy ý kiến tham gia của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã, các tổ chức thành viên của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã.
- Báo cáo kết quả thực hiện các tiêu chí nông thôn mới của UBND xã được thông báo trên Đài Truyền thanh xã, công bố công khai tại trụ sở UBND xã, nhà văn hoá các thôn trong thời gian 20 ngày. Trong thời gian thông báo, công bố công khai, UBND xã chỉ đạo Ban Quản lý nông thôn mới xã phối hợp với Ban Phát triển các thôn tổ chức họp nhân dân các thôn để báo cáo kết quả thực hiện các tiêu chí; cuộc họp được tổ chức khi có trên 70% đại diện số hộ dân trong thôn tham dự và lập biên bản cuộc họp ghi rõ tỷ lệ đại diện hộ dân đồng ý hoặc không đồng ý bằng hình thức biểu quyết (bỏ phiếu kín hoặc giơ tay) với kết quả thực hiện các tiêu chí của xã, các kiến nghị, đề xuất của nhân dân. Biên bản cuộc họp thôn phải đọc lại cho nhân dân dự họp nghe và có các chữ ký: Trưởng hoặc Phó Ban Nhân dân thôn, Bí thư hoặc Phó Bí thư Chi bộ thôn, đại diện Ban Công tác Mặt trận thôn, đại diện lãnh đạo UBND xã tham dự họp, người ghi biên bản; Biên bản cuộc họp thôn được gửi cho UBND xã. Trước khi biểu quyết, cuộc họp phải thảo luận, trao đổi để tạo ra sự thống nhất cao trong việc đánh giá kết quả thực hiện các tiêu chí nông thôn mới; đại diện lãnh đạo UBND xã dự họp tiếp thu các góp ý, kiến nghị và giải trình các nội dung có liên quan để nhân dân được rõ.
Ủy ban nhân dân xã chỉ lập hồ sơ đề nghị cấp có thẩm quyền thẩm tra xét công nhận xã đạt chuẩn nông thôn mới khi có từ 80% trở lên đại diện số hộ dân trong xã tham dự các cuộc họp thôn đồng ý với kết quả thực hiện các tiêu chí mà UBND xã đã báo cáo.
Bước 3. Hoàn thiện hồ sơ
Ủy ban nhân dân xã tiếp thu ý kiến tham gia của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã, các tổ chức thành viên của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã và nhân dân các thôn, bổ sung hoàn thiện báo cáo kết quả thực hiện các tiêu chí nông thôn mới. Ủy ban nhân dân xã tổ chức họp (gồm các thành viên Ban Chỉ đạo xã, Ban Quản lý nông thôn mới xã, Ban Phát triển các thôn) thảo luận, biểu quyết đề nghị công nhận xã đạt chuẩn nông thôn mới; hoàn thiện hồ sơ đề nghị cấp trên công nhận xã đạt chuẩn nông thôn mới, khi kết quả biểu quyết tại cuộc họp đạt từ 90% trở lên.
Bước 4. Lập hồ sơ đề nghị UBND cấp huyện thẩm tra kết quả thực hiện các tiêu chí xây dựng nông thôn mới cho xã, cụ thể như sau: Thời gian UBND cấp xã trình UBND cấp huyện thẩm tra: trước ngày 20/11 hằng năm. Số lượng bộ hồ sơ đề nghị xét công nhận xã đạt chuẩn nông thôn mới của UBND xã nộp trực tiếp hoặc nộp qua bưu điện cho UBND cấp huyện (qua Phòng Nông nghiệp và PTNT/Kinh tế hoặc Văn phòng Điều phối nông thôn mới cấp huyện): 03 bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ UBND xã đề nghị xét công nhận xã đạt chuẩn nông thôn mới trình UBND cấp huyện, gồm: Tờ trình của UBND xã đề nghị thẩm tra, xét công nhận xã đạt chuẩn nông thôn mới (bản chính - theo Phụ lục 1 ban hành kèm theo Hướng dẫn này). Báo cáo kết quả thực hiện các tiêu chí nông thôn mới trên địa bàn xã sau khi đã tiếp thu ý kiến tham gia (bản chính, theo Phụ lục 2, ban hành kèm theo Hướng dẫn này), kèm theo biểu tổng hợp chi tiết kết quả đánh giá mức độ đạt các tiêu chí nông thôn mới (tại mẫu 21, kèm theo Quyết định số 2361/QĐ-UBND ngày 01/8/2014 của UBND tỉnh). Báo cáo tổng hợp ý kiến tham gia của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã, các tổ chức thành viên của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam xã và nhân dân các thôn (bản chính, theo Phụ lục 3, ban hành kèm theo Hướng dẫn này). Các Biên bản cuộc họp ở thôn có ghi rõ tỷ lệ đại diện hộ dân tham dự, số hộ dân đồng ý hoặc không đồng ý với Báo cáo kết quả thực hiện các tiêu chí nông thôn mới (bản chính, theo Phụ lục 4.1, ban hành kèm theo Hướng dẫn này). Biên bản cuộc họp (gồm các thành viên Ban Chỉ đạo xã, Ban Quản lý xã, Ban Phát triển các thôn) đề nghị xét công nhận xã đạt chuẩn nông thôn mới (bản chính, theo Phụ lục 4.2, ban hành kèm theo Hướng dẫn này). Các văn bản, tài liệu có liên quan đến việc đánh giá đạt các chỉ tiêu, tiêu chí nông thôn mới (bản sao, theo Phụ lục 5.1, ban hành kèm theo Hướng dẫn này).